5 najważniejszych zasad udanego spotkania biznesowego

Spotkania służbowe są niezbędnym elementem funkcjonowania każdej z firm niezależnie od branży. Podczas takich zgromadzeń konsultuje się najczęściej podjęcie ważnych decyzji biznesowych, omawia się strategię rozwoju i cele przedsiębiorstwa, przygotowuje szkolenia dla kadry czy też dokonuje analizy finansów. Czasem od przebiegu rozmowy zależy czy firma podpisze kontrakt z ważnym klientem, dlatego perfekcyjna organizacja i profesjonalne przygotowanie meetingu jest na wagę złota. Poznaj 5 najważniejszych zasad dotyczących aranżacji wzorowego spotkania biznesowego.

1. Zdefinuj cel i formę spotkania

Zanim pomyślisz, w jakim miejscu ma się odbyć spotkanie i kto zostanie na nie zaproszony, musisz zastanowić się jaki jest główny cel spotkania? Co chcesz w jego czasie osiągnąć? Odpowiedź na to pytanie pozwoli Ci wybrać idealną formę zgromadzenia. Ma to być konferencja czy raczej warsztaty? Zależy Ci, aby rozmowy przybrały charakter negocjacji czy bardziej integracji? Są to pierwsze i zarazem najważniejsze decyzje, które musisz podjąć. Będą one rzutowały na organizacji tego wydarzenia i jego przebiegu.

2. Sporządź listę gości

Do tego celu niezbędne będą Ci dane kontaktowe zaproszonych uczestników oraz szczegółowe informacje o każdym z nich. Dowiedz się, jakie stanowisko zajmują, jakie mają preferencje żywieniowe i życzenia. Posiadając tę wiedzę unikniesz wpadek i ułatwisz sobie wysyłanie zaproszeń oraz potwierdzanie obecności.

3. Stwórz logiczny harmonogram

Spójny i przemyślany plan spotkania zawierający godzinę rozpoczęcia, zakończenia czy też przerw musisz załączyć do zaproszeń. Rozplanuj też kolejność wszystkich kwestii, które chcesz poruszyć. Postaraj się przewidzieć, jakie pytania i zarzuty mogą paść ze strony uczestników i przygotuj ewentualne odpowiedzi.

**4. Zadbaj o materiały

Długopis, notatnik i plan spotkania dla każdego to absolutne minimum. Jeśli budżet na to pozwala możesz pokusić się również o firmowe lub nawiązujące do tematyki zgromadzenia gadżety, które rozdasz wszystkim gościom na zakończenie dyskusji (najczęściej są to smycze, kalendarze). Musisz również zadbać o napoje dla wszystkich uczestników**: woda mineralna, termosy z kawą, poczęstunek.

5. Zatroszcz się o uczestników

Jeśli zapraszasz uczestników do siedziby swojej firmy w nieznanym dla nich mieście, dobrze jeśli wraz z zaproszeniem wyślesz uproszczony plan miasta z zaznaczonymi miejscami spotkań. Dołącz ewentualne wskazówki dojazdu do miejsca docelowego. Jeśli Wasze spotkania będą trwały kilka dni, zaproponuj zakwaterowanie możliwie jak najbliżej punktu spotkań. Nie zapomnij upewnić się, że przejazd z danego hotelu do dworca czy lotniska nie będzie tego dnia w żaden sposób utrudniony. Poleć sprawdzoną firmę przewozową i zasugeruj miejsca, w których będą mogli zamówić smaczne jedzenie. Udowodnisz w ten sposób, że zależy Ci na bezpieczeństwie i komforcie zaproszonych gości. Możesz być pewien, że Twoja troska pozytywnie wpłynie na Wasze stosunki biznesowe. (źródło: <http://kwaterydlafirm.pl/>)